Quản lý công nợ khách hàng

Trong bán hàng hằng ngày, việc cho khách nợ là điều khó tránh, đặc biệt với khách quen. Tuy nhiên, nếu không ghi chép rõ ràng và không nhắc đúng lúc, công nợ rất dễ bị quên, kéo dài hoặc khó thu hồi.

Quản lý công nợ không phải để làm khó khách, mà để giữ tiền rõ ràng – giữ quan hệ lâu dài. Chỉ cần làm đúng từ đầu, tiểu thương có thể hạn chế rủi ro mà vẫn bán hàng thoải mái.

1. Công nợ khách hàng là gì?

Công nợ khách hàng là số tiền khách đã mua hàng nhưng chưa thanh toán ngay, hẹn trả sau theo thời điểm thỏa thuận.

Công nợ thường phát sinh khi:

• Khách quen mua chịu
• Khách lấy hàng trước, trả tiền sau
• Thanh toán gộp theo tuần hoặc theo tháng

2. Vì sao cần quản lý công nợ chặt chẽ?

• Tránh quên khách nợ hoặc nhớ sai số tiền
• Không để công nợ kéo dài quá lâu
• Giữ dòng tiền ổn định cho cửa hàng
• Hạn chế mất lòng vì nhắc nợ không rõ ràng

Công nợ càng rõ, việc nhắc nợ càng nhẹ nhàng.

3. Những thông tin cần ghi khi phát sinh công nợ

Mỗi lần cho khách nợ, nên ghi lại tối thiểu:

• Tên khách hàng
• Số tiền nợ
• Ngày phát sinh nợ
• Hạn thanh toán dự kiến

Thiếu một trong các thông tin trên, công nợ rất dễ bị nhầm lẫn.

4. Theo dõi hạn thanh toán như thế nào?

Không phải công nợ nào cũng cần nhắc ngay. Điều quan trọng là:

• Biết rõ nợ còn trong hạn hay đã quá hạn
• Ưu tiên nhắc các khoản đến hạn trước

Theo dõi được hạn thanh toán giúp tiểu thương chủ động, không phải chờ đến khi thiếu tiền mới đi hỏi.

5. Nhắc nợ sao cho khéo và hiệu quả?

Nhắc nợ đúng cách giúp:

• Khách không cảm thấy bị làm khó
• Tiền được thu về đúng hẹn

Một số nguyên tắc:

• Nhắc trước hoặc đúng ngày hẹn
• Nói rõ số tiền và thời gian đã thỏa thuận
• Giữ thái độ lịch sự, nhất quán

6. Sai lầm thường gặp khi quản lý công nợ

• Nhớ công nợ trong đầu, không ghi ra
• Ngại nhắc nên để nợ kéo dài
• Không phân biệt khách nào nợ nhiều, nợ ít
• Đến khi cần tiền mới đi hỏi

Những sai lầm này dễ khiến công nợ trở thành mất mát.

7. Lợi ích khi quản lý công nợ rõ ràng

• Tiền về đều hơn
• Không nhầm lẫn, tranh cãi
• Giữ được uy tín với khách quen
• Dễ tổng hợp sổ sách cuối tháng

Gợi ý hành động

• Tiểu thương nên ghi lại đầy đủ công nợ ngay khi phát sinh, kèm theo hạn thanh toán rõ ràng.
• Có thể sử dụng POS Mua đây để lưu thông tin khách nợ, theo dõi hạn thanh toán và nhắc nhở đúng lúc, tránh quên hoặc nhầm lẫn.
• Quản lý công nợ tốt giúp dòng tiền ổn định và mối quan hệ với khách hàng bền vững hơn.